4 روش مناسب بیان "معذرت خواهی" در زبان انگلیسی

هیچ کس دوست ندارد که حامل پیام بد باشد علی الخصوص اگر این مسئله از طریق یک نامه یا ایمیل انجام گیرد. هنگامی که یک اشتباه ، خبر بد و یا اتفاق ناگواری را بیان میکنید  ، اغلب از عباراتی مانند "از بیان این مسیله متاسفم" (Sorry for the inconvenience) استفاده می کنید تا از غم وارده کم شود. اشتیاق برای استفاده از چنین لغاتی قابل درک است ، اما استفاده از آن نیز بسیار جامع می باشد ، به عنوان مثال از تغییر زمان یک جلسه تا مسائل مهمتر مانند لغو یک قرارداد نیز مورد استفاده قرار می گیرد. به طوری که حتی هنگامی که به صورت صادقانه ترین وجه نیز استفاه شود ، باز  هم از نظر شنونده کنایه آمیز بوده و حس عدم همدلی و ریاکاری را ایجاد می کند. مخصوصا اگر مخاطب شما این عدم همدلی را نوعی رنجش خاطر تلقی کند که در این صورت این معذرت خواهی شما به نوعی توهین تلقی خواهد شد.  

در زبان انگلیسی برای بیان این مسیله راه های بهتری نیز وجود دارد. گاهی برای بیان تاسف در موقعیت های مختلف ، مخصوصا اگر این مورد خارج از کنترل شما باشد ، باید از لغات و حتی جملات بهتر استفاده کرد. به عنوان مثال هنگامی که این اشتباه و مشکل از سمت شما بوده و مقصر باشید ، باید لغاتی را بکار ببرید که بسیار قوی تر بوده و حس شما را بیان کند. در اینجا ما چند روش جاگزین را برای شما انتخاب کرده ایم که در این راه به شما کمک می کند.  

1) "استیصال شما را درک می کنم" “I understand your frustration.”

در موقعیت های کاری و شرایط حرفه ای استفاده از "از بیان این مسیله متاسفم" (گم کرده بسته ، از دست دادن قرار کاری یا پزشکی ، یا خدمات اشتباه) بسیار ساده و نامناسب می باشد ، در این شرایط استفاده از آنها غیر حرفه ای بوده و نشان می دهد برای شما این مسیله اصلا اهمیت ندارد و شرایط موجود را وخیم تر می کند.  

نوشتن پاسخ هایی که نشانگر درک شما از موقعیت می باشد ، بسیار مهم است. شما باید در اصل از دید مشتری خود به این موضوع نگاه نکنید و خطای خود را جبران کنید. تنها بر روی یک تاسف قناعت نکنید ، شما باید نشان دهید حال و شرایط آن هارا درک کرده اید و تلاش دارید آن را جبران کنید. استفاده از عبارت  "استیصال شما را درک می کنم" “I understand your frustration.” پاسخ شما را با حس همدردی همراه می کند و پاسخ قوی تری است که بر اساس آن حس دو نفره ایجاد شده و طرفین به راه حل بهتری برسند.  

2) "متوجه هستم نا امید کننده است" “I realize this is disappointing.”  

تصور کنید در انتهای یک هفته ی کاری شلوغ شما تلاش دارید یا قرار شام  را سی دقیقه پیش از آغاز لغو کنید.... ارسال پیام "از بیان این مسیله متاسفم" (Sorry for the inconvenience) به نظر یک پیام بی روح است که تنها یک خبر ساده را برای فرد مقابل ارسال کرده است. اگرچه ما در دنیای دیجیتالی زندگی میکنیم  و بیشتر ارتباط ما هم دیجیتالی است ،  اما ما یک روبات از پیش تنظیم شده نیستیم. در نظر داشته باشید مخاطب شما یک انسان است.  

نشان دهید دلیل این نا امیدی، شما هستید و مسئولیت کار خودتان را بر عهده بگیرید. ثابت کنید در این مسیله از دید آنها به داستان نگاه می کنید. در عوض این گونه پیام خود را شروع کنید “I realize this is short notice, and that we’ve been looking I realize this is short notice, and. . .” با نگارش این متن، شما نشان می دهید نه تنها مسئولیت کار را بر گردن  می گیرید ، بلکه نگرانی خود را از اتفاق پیش آمده نیز بیان می کنید.  

نشان دادن حس مسئولیت پذیری و تلاش برای حل این مشکل ، یک اعتماد و حس دو طرفه در امور شخصی و کاری ایجاد می کند.  

3) از صبوری شما متشکرم Thanks for your patience

گاهی اوقات اتفاقات تاسف بار یا ناگواری رخ می دهد که خارج از کنترل ما است ، در این شرایط ابراز تاسف نکنید. به عنوان مثال، تصور کنید شما مسیول رزرو بلیط پروازهای هواپیما هستید به دلیل برف شدید تمامی پروازها با تاخیر بلند مدت همراه است. شما مسئول شرایط بد جوی موجود نیستید. در این شرایط استفاده از اصطلاح (Sorry for the inconvenience) شما خودتان را مقصر نشان می دهید ، در حالیکه چنین نیست.  

هنگامی که از کسی معذرت خواهی می کنید، مسئولیت مواردی را به گردن می گیرید که تحت کنترل شما نیست. در عوض، تلاش کنید حس تشکر و قدردانی خود را نسبت به افراد نشان دهید. استفاده از thanks for understanding نه تنها شرایط را تغییر می دهد ، بلکه در مخاطب شما نیز حس همدردی را نیز ایجاد می کند. استفاده از “Thank you so much for your patience. نه تنها نشان می دهد شما قدردان ، وفادار و مشتری مدار هستید ، بلکه درک شما از شرایط موجود را نیز نشان می دهد.

4) اجازه بدهید کمک کنم. “Let me help.”

همیشه ابراز ندامت و تاسف راه مناسبی نیست ، راه حلی را پیشنهاد کنید. افراد زمانی که ناامید می شوند شکایت می کنند، نه اینکه بخواهند غر بزنند ، بلکه تنها برای اینکه صدای آنها شنیده شود و یا اینکه مشکل آنها بر طرف گردد. تصور کنید پیش خدمت رستورانی هستید و نوشیدنی را بر روی لباس سفید مشتری ریخته اید جمله “I’m sorry for the inconvenience of مشکلی را برطرف نمی کند، در عوض  اصطلاح “Let me pay for your dry cleaning” نه تنها راه حلی را ارائه داده، بلکه نشان می دهد شما مسیولیت کار خود را نیز قبول کرده اید.  

در نهایت  

در زبان انگلیسی شاید یک اصطلاح ، معنی مورد نظر شما را به راحتی برساند، اما کاربرد آن اصطلاح از اهمیت بسزایی برخوردار است. بار مفهومی یک لغت یا عبارت می تواند حس همدردی، مسئولیت و یا حتی سوء نیت شما را نیز نشان دهد. یکی از اهداف دوره ی مکالمه و اصطلاحات کلینیک تخخصی رفیعی آموزش کاربرد صحیح اصطلاحات روزمره و دانشگاهی به منظور بکار بردن آنها در نگارش ها ، مکالمات و حتی صحبت های تجاری شما می باشد. به یاد داشته باشید که تنها معنا و مفهوم اصطلاحات کافی نیستن بلکه بکارگیری آنها است که تمایز شما با دگیر زبان آموزان را مشخص می کند.