چگونه به زبان انگلیسی استعفا نامه بنویسیم

در بسیاری از مواقع ترک همکاری با یک سازمان یا شرکت می تواند هم جذاب و هم دشوار باشد این مسئله زمانی که می خواهید استعفای خود را اعلام کنید دشوارتر نیز می شود. نگارش استعفا نامه زمانی که شما رابطه ی بسیار نزدیکی با افراد و هویت سازمان داشته باشید بسیار سخت تر خواهد شد. در شرکت های بین المللی که زبان انگلیسی بر آن شرکت حاکم است برای اینکه استعفای خود را رسمی کنید باید به صورت کتبی آن را به مسئول منابع انسانی اعلام کنید. از این رو برای کسانی که قصد مهاجرت دارند یادگیری اصل نگارش استعفا نامه یک امر ضروری تلقی می شود. نگارش استعفا نامه به زبان انگلیسی مسئله ای نیست که نسبت به آن نگران باشید، چند مرحله دارد که یادگیری آن برای هر زبان آموزی واجب است. در این پست تلاش خواهد شد تمامی مواردی را که در یک نامه ی استعفا باید رعایت کنید آموزش داده شده و آن را با یک قالب مناسب در اختیار شما زبان آموزان قرار دهیم. 

مواردی که در یک استعفا نامه باید به آن اشاره شود 

شاید برای زبان آموزان فارسی زبان جالب باشد ولی تفاوت آنچنانی میان نوشتن SOP و نامه ی استعفا وجود ندارد ، همیشه باید مواردی را که مدیر از شما انتظار دارد ذکر کنید. مهم تر از آن در نامه ی استعفا موارد اخلاقی ای وجود دارد که رعایت آن برای هر کارمندی ضروری است. در پیش رو به مواردی که باید در نامه ذکر شوند نگاهی خواهیم انداخت؛ 

احوال پرسی رسمی و اتمام مناسب نامه 

اولین نکته ای که باید قبل از نگارش استعفا نامه به آن دقت کنید این است که این یک نامه ی اداری است و همیشه باید به صورت مودبانه فرد مورد نظر را مورد خطاب قرار دهید. پیشنهاد می شود از ساختار "Dear, Human Resources Maneger," استفاده شود. 

مسئله مهم تر از آغاز یک نامه نحوه ی اتمام آن است. شما باید نامه ای را که با ساختار اداری آغاز کردید با ساختار اداری نیز به اتمام برسانید. پیش رو به شما چندین نمونه از مواردی را که برای پایان نامه به کار می رود معرفی می کنیم. 

•  Yours truly
•  Sincerely
•  Thanks again
•  Appreciatively
•  Respectfully
•  Faithfully
•  Regards
•  Best regards

اعلام کناره گیری از کار 

پاراگرف یا بهتر است بگوییم خط اول مهم ترین بخش نامه است ، بنابراین در خط اول نامه ی استعفای خود حتما موضوعی را که در مورد آن می خواهید صحبت کنید بگویید. این مسئله سبب می شود مخاطب شما از سردرگمی در آمده و بداند در چه موردی می خواهید با او صحبت کنید. به زبان انگلیسی ساده و بدون هیچ گونه طفره رفتنی بگویید می خواهید از سمت خود در سازمان استعفا دهید. اگر در پاراگراف اول به صورت واضح این مسئله را بیان نکنید ممکن است خواننده سردرگم شده و منظور شما را به خوبی درک نکند. این مطلب را در ذهن داشته باشید در کشورهای اروپایی و انگلیسی به منظور آغاز کار با شرکت جدید باید از شرکت قبلی خود معرفی نامه ای در دست داشته باشید. 

تاریخ دقیق استعفا 

یکی از مسائلی که کارکنان باید به آن توجه کنند اعلام دقیق جدا شدن از شرکت است. بسیاری از شرکت ها تنها در صورتی اجازه می دهند همکاری با آن ها را متوقف کنید که دو ماه پیش از تاریخ کناره گیری به صورت رسمی به آن ها اعلام کرده باشید. کارهای زیادی مانند پیدا کردن جایگزین و آموزش کارمند جدید وجود دارند که شرکت باید به آن رسیدگی کند. بنابراین تاریخ دقیق قطع همکاری را بیان کنید.  

پیشنهاد آماده کردن یک جایگزین 

هنگامی که یکی از اعضای شرکت قطع همکاری می کند ، شرکت در موقعیت سختی قرار می گیرد. شرکت ها برای اینکه یکی از کارمندان خود را جایگزین کنید باید هزینه ی زمانی و مالی زیادی را صرف کنند. از این رو اخلاق کاری و حرفه ای شما را موظف می کند تا آموزش هایی که در طی سال ها توسط شرکت دیده اید به جایگزین خود نیز منتقل کنید. فرصت میان اعلام رسمی و تاریخ قطع همکاری به شما این فرصت را می دهد تا بتوانید آموزش لازم را ارائه دهید. 

مسائلی که قبل از قطع همکاری باید آن را به خوبی انجام دهید؛ 

• برنامه ای را آماده کنید که بر اساس آن مشخص شود وظایف خاص شما را چه کسی به عهده خواهد گرفت
• جایگزین یا همکار خود را آماده کنید
• اگر پروژه ای را در دست دارید تمامی مسائل مرتبط به آن را مکتوب کنید
• زمانی بندی دقیق کارهای را در یک فایل اکسل برای مدیر و جایگزین خود اعلام کنید.
• افرادی که از نظر کاری با آن ها در ارتباط هستید مشخص کنید و راه های ارتباط با آن ها را به صورت کتبی اعلام کنید.

اظهار قدردانی مودبانه

جدایی از محل کار همیشه به دو صورت است ، یا شما موقعیت شغلی خوبی پیدا کرده اید و قصد دارید به آن جا منتقل شوید و یا با شرکت به مشکلی بر خورده اید که مجبور هستید از آن جا جدا شوید. پیشنهاد می شود در هر صورت از خدماتی که شرکت به شما ارائه داده است قدردانی مودبانه ای انجام دهید. این مسئله را زمانی باید مهم تر تلقی کنید که شرکت در تمامی زمان حضور شما آموزش های خارج از کار را نیز برای شما فراهم کرده باشد و شما را به این نقطه رسانده باشد. 

ارائه ی اطلاعات تماس

در بخشی از نامه ی استعفای خود اطلاعات دقیق خود را ذکر کنید. در بسیاری از مواقع منابع انسانی شرکت ها نیاز دارند با کارمندان خود در ارتباط بوده و از آن ها اطلاعات را کسب کنند و یا حتی قصد داشته باشند به شما فرصت شغلی بهتری را پیشنهاد دهند. 

در زبان انگلیسی بالا سمت چپ بهترین جایی است که می توانید اطلاعات شخصی را برای مسئول منابع انسانی ذکر کنید. اطلاعاتی وجود دارند که حتما باید در این بخش قرار بگیرند که پیش رو برای شما ذکر می شوند.

• شماره تماس
• ایمیل شخصی
• لینک و نام کاربردی در سایت لینکداین

نحوه نوشتن نامه استعفا 

اولین و مهمترین مسئله ای که در هنگام نوشتن نامه ی استعفا باید نسبت به آن توجه شود نحوه ای است که نامه را می خواهید به دست منابع انسانی برسانید. شرکت ها به دو صورت این نامه را قبول می کنند. ابتدا به صورت نامه های پرینت شده و دوم به صورت الکترونیکی و از طریق ایمیل. مسئله ای که بسیاری از فارسی زبانانی که در کشورهای خارجی مشغول به کار هستند نادیده می گیرند نوشتن دستی نامه ی استعفا است ، در بسیاری از شرکت ها این کار یک عمل توهین آمیز تلقی می شود پس به شدت از آن پرهیز کنید. 

نکته ی دوم ارسال الکترونیکی نامه است ، با گسترش پیام رسان هایی مانند واتس اپ و تلگرام ، برخی از کارمندان این نامه ها را به شماره تماس مدیر منابع انسانی ارسال می کنند. این کار اصلا از نظر حرفه ای مناسب نیست و ممکن است در آینده اثرات منفی ای برای شما در بر داشته باشد. همیشه نامه ی استعفا را به ایمیل شرکتی مسئول منابع انسانی ارسال کنید. ایمیل ها قابلیتی دارند که بعد از تغییر مسئول نیز نامه های دریافتی در Inbox باقی می ماند. در بخش موضوع ایمیل نیز پیشنهاد می شود همراه با اسم و فامیل خود حتما استعفا را نیز ذکر کنید. 

سعی کنید نامه ای که می نویسید بیشتر از یک صفحه نشود. تمامی مسائلی که بالاتر گفته شد را در نامه ی خود ذکر کنید. اگر رابطه ی صمیمانه ای با مدیر خود دارید تلاش کنید بر اساس این رابطه، لحن بیان خود را مشخص کنید. اگر رابطه ی شما محترمانه است با بکار بردن لغات و ساختارهای غیر رسمی این رابطه را بر هم نزنید. ولی اگر مدیر شما دوست شما نیز است برعکس تلاش نکنید خیلی با او رسمی صحبت کنید. 

نکته ای که در ایران کمتر بر روی آن کار شده اکانت لینکداین (Linkedin) شما است. این سایت همیشه به عنوان فضایی برای معرفی شما در حوزه ی شغلی و حرفه ای شناخته می شود. نسخه ای از استعفا نامه ی خود را در این شبکه ی اجتماعی نیز قرار دهید تا در صورت لزوم شرکت ها و سازمان های آینده نیز از دلیل قطع همکاری شما مطلع شوند. 

قالب نامه ی استعفا

پیش رو برای شما زبان آموزان محترم دو قالب نامه ی آماده را تهیه کرده ایم که در نگارش نامه های استعفا به زبان انگلیسی به شما کمک می کنند. 

Dear [HR Management]

Please accept this letter as my formal resignation from [company]. My last day will be on [date]

I’m grateful for the opportunity you and [company] have given me to learn and grow as a [job title]. It was a pleasure to be part of such an innovative and fast-paced team

I’m eager to do whatever I can to help with this transition, including [helpful task]. I wish you and [company] all the best in reaching your goals

Respectfully yours,

[full name]

[email]

[phone number]

[address] 

نکاتی در مورد نحوه نوشتن نامه استعفا

زمان مناسب را تعیین کنید

نکته ای که افراد کمتر به آن دقت می کنند اطلاع دادن کلامی استعفا است. توجه کنید هنگامی که شما نامه ی خود را به مسئول منابع انسانی می دهید نباید اولین مرتبه ای باشد که او از کناره گیری شما مطلع می شود باید قبل از آن شخصا مراجعه کرده باشید و به صورت شفاهی عدم همکاری را اعلام کرده باشید. نامه ی کتبی شما به عنوان یک اعلام رسمی و سند رسمی عمل می کند. 

پل های پشت سر خود را خراب نکنید 

یکی از بزرگترین اشتباهاتی که کارمندان در هنگام جدایی از شرکت مرتکب می شوند قطع کامل رابطه های شخصی با مدیران و همکاران سابق است. همانطور که پیش از این به شما گفته شد شغل های که شما در طی مسیر حرفه ای داشته اید به عنوان رزومه ی شما حساب می شود و ممکن است شرکت ها از آن ها در مورد شما پرس و جو کنند. بنابراین به نفع شما است ارتباط خود را با آنها حفظ کنید.

همیشه استعفا را بازنگری کنید 

استعفا را به عنوان یک نامه ی اداری تلقی کرده و تصور کنید برای مدیری می نویسید که هم اکنون نیز با او در حال همکاری هستید. بنابراین از نظر ساختاری و گرامری تمامی موارد نگارشی را رعایت کنید. همانطور که گفته شد یک نسخه از این نامه در پروفایل لینداین شما قرار خواهد گرفت. برای شرکت های انگلیسی زبان ، توانایی گرامری و زبانی شما از اهمیت بالایی برخوردار است. 

سخنی با زبان آموزان 

مطلبی که بسیاری از زبان آموزان نسبت به آن غافل هستند فرایند استعفا است. زبان آموزانی که قصد مهاجرت دارند نه تنها باید برای همکاری با یک شرکت خود را آماده کنند بلکه باید فرایند قطع همکاری را نیز بلد باشند. نوشتن نامه ی استعفا تنها بخشی از این فرایند است که در این بخش به صورت کامل مورد بررسی قرار گرفت. پیشنهاد می شود زبان آموزان به منظور سازگاری با محیط کار این فرایند را به صورت کامل مورد بررسی قرار دهند تا بهترین نتیجه را کسب کنند.