چگونه در زبان انگلیسی یک نامه رسمی بنویسم؟

نامه ی رسمی ای که تمام قوانین نامه نگاری را رعایت کرده باشد، خوش نوشته شده است و می تواند تاثیر  بیشتری نسبت به یک ایمیل یا صحبت رو در رو بر روی مخاطب داشته باشد. مهم نیست هدف شما از نوشتن یک نامه ی اداری استعفا از شغل ، درخواست استخدام و یا آشنایی با یک فرصت تحقیقاتی است هنر شما در نوشتن یک نامه می تواند شما را به هدف مورد نظر برساند. شما نمی توانید همیشه نامه های غیر رسمی را برای کارها و شرایط رسمی مختلف ارسال کنید پس باید به عنوان یک فرد آکادمیک در هر شرایطی قادر باشید نامه ی اداری بنویسید. 

تفاوت نامه رسمی و غیر رسمی 

شاید برای بسیاری از زبان آموزان تفاوت دو نامه ی رسمی و غیر رسمی مشخص نباشد و از این رو در نگارش هر یک از آن ها با مشکلاتی روبرو شوند در این بخش از مقاله تلاش خواهد شد برای شما توضیح دهیم تفاوت های اصلی نامه ی رسمی و غیر رسمی کدام موارد هستند و یک نویسنده هنگام نگارش هر یک باید به کدام موارد دقت کند.  

نامه ی غیر رسمی 

• می تواند تایپ شده یا دست نوشته باشد
• ساختار مناسبی ندارد
• استفاده از زبان انگلیسی غیر رسمی

نامه ی رسمی 

• همیشه باید تایپ شده باشد
• به شدت باید قوانین استاندارد نگارش انگلیسی را رعایت کند
• ساختار رسمی را باید رعایت کند

ساختار اصلی یک نامه رسمی در زبان انگلیسی

در یک نامه اداری زبان انگلیسی چهار عنصر نقش اساسی را بازی می کنند؛  تیتر اصلی (شامل آدرس و تاریخ و  اطلاعات گیرنده ی نامه است) ، احوال پرسی ، پیکره اصلی یا Body، اختتامیه یا بستن نامه. 

سر تیتر یا (Heading) 

اگر قصد دارید سرتیتر نامه ی اداری را بنویسید لازم نیست خیلی تلاش کنید این بخش شامل اطلاعات شخص شما و گیرنده ی نامه است. تیتر یا بخش بالای نامه به دو بخش اصلی تقسیم می شود؛ آدرس شما و آدرس گیرنده ی نامه. 

آدرس شما

اطلاعات آدرس و تاریخ نامه در سمت بالا سمت راست قرار می گیرد، ابتدا شما باید آدرس دقیق خود را نوشته و سپس دقیقا در زیر آن تاریخ روز نامه را یادداشت می کنید. توجه کنید در نامه هایی که برای کشور آمریکا می نویسید از سمت چپ ماه ، روز و سال می آید (March, 15, 2021) ولی اگر برای یک کشور اروپایی نامه می نویسید از سمت چپ ابتدا روز ، ماه و سال می آیند (15, March, 2021)

آدرس گیرنده ی نامه

بخش دوم یک نامه ی اداری باید شامل اطلاعات گیرنده ی نامه باشد ، برعکس اینکه در بخش اول ذکری از اسم خود نمی کنید در بخش دوم حتما باید با اسم گیرنده شروع می کنید. در این بخش شما باید عنوان و اسم کامل گیرنده و یا سازمان را بنویسید پس از آن باید ادرس دقیق آن ها را بیاورید. 

احوال پرسی 

احوال پرسی که در انگلیسی از آن به عنوان Salutation یاد می شود حتما باید با Dear آغاز شده و در نامه ی رسمی و غیر رسمی به کار می رود. 

نمونه ای از احوال پرسی در زبان انگلیسی: 

Dear First name Last name: گاهی اوقات پیش می آید شما اسم مخاطب را می دانید اما جنسیت آن هنوز برای شما نامشخص است بنابراین بهتر است بعد از Dear اسم و فامیل فرد آورده و نامه را ادامه می دهید.    

     Dear Pat Smiley

Dear Mr./Ms./Dr. Last name: اگر شما جایگاه و مسئولیت و یا وضعیت تاهل مخاطب خود را می دانید می توانید با بکار بردن مخفف آن ها نامه ی خود را شروع کرده و سپس نام خانوادگی فرد را به آن اضافه کنید. به عنوان مثال 

Dr. Hamed Rafiei

Dear Sir or Madam.: اگر اسم مخاطب خود را نمی دانید می توانید از دو روش استفاده کنید. یکی آوردن جنسیت فرد بعد از Dear است و روش دوم به کار بردن To Whom it may Concern که این مسئله به دلیل قدیمی بودن خیلی پیشنهاد نمی شود.  

پیکره یا بدنه ی اصلی نامه (Body)

به یاد ندارم چند مرتبه این موضوع را به زبان آموزان خود تاکید کرده ام که در نامه های رسمی بدنه باید کوتاه و جزئی باشد ولی باز هم در آزمون های مختلف دیده شده است که افراد حتی خاطرات خود را نیز یادداشت کرده اند. 

اولین پاراگراف نامه

فرقی ندارد شما نامه می نویسید یا مقاله ای برای یک وب سایت، در زبان انگلیسی همیشه در پاراگراف اول به اصل موضوع بپردازید از طفره رفتن به شدت دوری کرده و به صورت خیلی مستقیم منظور خود را برسانید به منظور شروع نامه من برای شما نمونه هایی از بهترین جملات آغازین را معرفی می کنم تا با استفاده از آن ها بتوانید نامه را ادامه دهید.  

....I am writing to complain about

من برای شکایت از .... می نویسم 

.....I am responding to your job advertisement in

من در پاسخ به تبلیغ شما در مورد ................. می نویسم 

......I am applying for the position of

من برای موقعیت شغلی ..... 

.......In response to your letter of

در پاسخ به نامه ی شما در مورد ..... 

.........At our recent meeting, you requested the first ten pages of my manuscript

در آخرین جلسه شما از من ده صفحه اولی متن .... را درخواست کردید 

همانطور که در بالا مشاهده کردید شما می توانید نامه ی خود را به یکی از روش های فوق شروع کرده و سپس منظور خود را با اشاره دقیق به موضوع برسانید. 

دومین پاراگراف نامه 

این بخش از نامه جایی است که شما موضوع اصلی را با جزئیات ثانویه پشتیبانی می کنید، معمولا اگر برای تصدی یک شغل نامه ای می نویسید بهتر است پیش زمینه های شغلی و حرفه ای خود را در این بخش آورده تا نشان دهید چقدر دستاورد علمی دارید. اگر نامه شما مربوط به شکایت از مسئله ای است بهتر است در این بخش دلایل نارضایتی خود را با جزئیات بیان کرده و سپس مستندات خود را ارائه دهید. 

پاراگراف انتهایی نامه 

این بخش یکی از مهمترین بخش های نامه است ، شما می توانید موضوع اصلی را خلاصه کرده و موضوعی برای مطالعات آینده را گفته و در انتها نیز باید از مخاطب خود به خاطر این مسئله تشکر کنید. 

.Thank you for taking the time to consider my application

از اینکه وقت خود را برای بررسی نامه من گذاشتید متشکرم.

. I look forward to meeting you next week

منتظر دیدار شما در هفته آینده هستم.

.I would be happy to provide references or further samples of my work

خوشحال می شوم منابع یا نمونه های بیشتری از کارهای خود را ارائه دهم.

امضاء (Signature)

بسیاری از فارسی زبانانی که به زبان انگلیسی نامه می نویسند معمولا در اتمام نامه ی خود خلاقیتی ندارند و معمولا تنها از یک Yours Truly استفاده می کنند. به منظور اینکه کمی نسبت به دیگران متفاوت باشید من برای شما نمونه های بهتری را معرفی می کنم. 

Sincerely yours . شایع ترین بستن نامه در زبان انگلیسی که به خوبی احترام گذاشتن شما به مخاطب را می رساند. 

Respectfully yours یا به قول بریتیش ها Yours Truly هم در انتهای نامه های بسیار به کار می رود.

Regards, Thank You, and With Appreciation . یکی از این سه پایان های پر کاربرد در زبان انگلیسی  

حالا که با اجزای اصلی نامه در زبان انگلیسی آشنا شدید بهتر است از دو اشتباه رایج به شدت اجتناب کنید؛ 

• پیکره ی اصلی نامه را خیلی رسمی ننویسید. یکی از اشتباهاتی که زبان آموزان در نوشتن پیکره نامه با آن مواجه می شوند ادبی نوشتن پیکره ی اصلی نامه است. هنگامی که شروع به نوشتن پیکره می کنید باید رسمی بنویسید ولی نباید خیلی ادبی باشد. 
• از روش های غیر معمول و مدرن برای بستن نامه استفاده نکنید. یکی از اشتباهاتی که جوانان در نوشتن نامه های رسمی می کنند استفاده از اصطلاحات پیامک و خداحافظی های مدرن برای بستن نامه های اداری است به شما پیشنهاد می دهم از این کار به شدت خودداری کنید.

ضمیمه

نامه های رسمی معمولا Cover letter یا نامه ی پوششی هستند که برای بیان دلیل نوشتن یک مسئله ای مهم تر نگارش شده اند. اگر در هنگام نوشتن این نامه ضمیمه را قرار داده اید بهتر است بعد از بستن نامه و دقیق در انتها Enclosure یا Encl. را یاد کنید تا مخاطب از وجود آن با خبر باشند. 

بایدها یا نبایدهای نوشتن نامه های رسمی

باید تلاش کنید هر طور شده اسم کسی را که به او نامه را می نویسید پیدا کنید. به کار بردن اسم دقیق فرد سبب می شود رابطه ی نزدیکی با آن برقرار کنید در ضمن اسم را به درستی تلفظ کنید. 

نباید از “To whom it may concern.” استفاده کنید خیلی قدیمی است.

باید از قوانین و قواعد درست نویسی در زبان انگلیسی استفاده کنید و اگر ممکن است از نسخه ی رایگان نرم افزار گرمرلی برای بهبود نگارش خود استفاده کنید. 

نباید از جملات ناقص  و شبه برانگیز استفاده کنید .یکی از دلایلی که سبب می شود مخاطب منظور شما را به درستی درک نکند استفاده از جملات ناقص است. 

باید خودتان باشید البته نسخه ی حرفه ای خودتان

نباید از مترداف هایی که از کاربرد آن ها با خبر نیستید استفاده کنید. این کار نه تنها شما را باهوش جلوه نمی دهد بلکه در شرایطی سبب می شود دیگران شما را متکی به دیکشنری تلقی کنند. 

باید از برگه های استاندارد مثل A4 استفاده کنید 

نباید از برگه ها و نوشته های رنگی برای نوشتن استفاده کنید. بهتر است همه ی نوشته ها یک رنگ و مشکی باشند. 

باید سریعا بعد از نوشتن نامه ی خود آن را ارسال کنید.

انواع نامه های رسمی 

درخواست تائیدیه (Inquiry letter)

نامه ای که اطلاعات دقیق را درخواست می کند. اینگونه از نامه ها مناسب درخواست های حقوقی ، پیشنهادات و وقف های مالی می باشد.

Follow-up letters (نامه ی پیگیری) 

این نامه معمولا نامه ی دوم است و بعد از ارسال نامه ی اول نوشته می شود. بهترین نمونه برای اینگونه نامه ها تشکرنامه های رسمی است.

Complaint letters (شکایت نامه)

نامه های شکایتی که در بسیاری از شرایط کابردی هستند. در نوشتن این نامه ها دقت کنید لحن بیان شما توهین آمیز نباشد. 

Recommendation letters  (توصیه نامه) 

نامه ای که برای پیشنهاد یک فرد یا تعریف از او نوشته می شود. به این گونه از نامه ها نامه های ارجاعی نیز گفته می شود.

College application letters (نامه ی پذیرش دانشگاه) 

این نامه برای کمیته ی انتخاب دانشجویی دانشگاه نوشته می شود که قبلا نوشتن آن را به شما توضیح داده ایم.

Letters of resignation (استعفا نامه) 

نامه ای که برای کناره گیری از یک شغل نوشته می شود و نحوه ی نگارش آن را پیش از این توضیح داده ایم. 

کلام آخر 

بسیاری از افراد بعد از ارسال نامه شکایت می کنند که پاسخی از مخاطب دریافت نکردند، یکی از اصلی ترین دلایل این امر به کار نبردن ساختار و گرامر صحیح است. به منظور اینکه بتوانید بیشترین بازدهی را در نگارش نامه ها داشته باشید پیشنهاد می کنم قدم به قدم با دستور العمل ما پیش آمده و آن ها را به کار بگیرد. ما در انگلیش کلینیک تلاش می کنیم برای شرایط مختلف نمونه نامه ی مناسبی را به رشته ی تحریر درآورده و به شما کمک کنیم در شرایط مختلف از آن ها استفاده کنید.