نحوه نوشتن ایمیل دوستانه به انگلیسی

در طی سال ها فعالیت در عرصه آموزش زبان انگلیسی همیشه با چالش های زیادی روبرو بودم. ولی آموزش زبان محاوره ای و نگارش به این سبک، یکی از سخت ترین چالش های من بوده است. برخلاف نامه های اداری که در مقالات قبلی به شما آموزش دادم، بحث نوشتن ایمیل دوستانه به انگلیسی کمی متفاوت می باشد که امروز در کلینیک تخصصی رفیعی قصد داریم به شما این سبک از نوشتن ایمیل را آموزش دهیم. 

نامه غیر رسمی به دوست

فارغ از اینکه به یک دوست و یا همکاری ایمیل می زنید، در بحث نامه های غیر رسمی باید به لغات، لحن و تن صدا نیز دقت کنید تا برداشت بدی از صحبت های شما نشود. تصور کنید در انتهای یک روز کاری بسیار دشوار، ایمیلی را از همکار خود دریافت کنید که لحن تند و رسمی داشته باشد. همین مسئله می تواند تا حد زیادی فعالیت های شخصی و حتی رابطه شما را به شدت تحت الشعاع قرار دهد. به همین دلیل ، در حین نوشتن یک نامه غیر رسمی به دوست خود، باید مواردی را که در این مقاله نوشته می شوند، به دقت در نظر داشته باشید. 

ساختار ایمیل دوستانه

تا حد زیادی تمامی نامه های دوستانه همان ساختار نامه های رسمی را دنبال می کنند. ولی باید در لغات و نحوه مطالبی که در نامه می نویسید، بسیار دقت کنید. مثلا موضوعی که برای ایمیل خود انتخاب می کنید  سبب می شود حسی که دوست شما دریافت می کند، بسیار متفاوت باشد. حالا همراه با هم نگاهی به جزئیات دقیق نامه نگاری با دوستان می اندازیم؛ 

عنوان یا موضوع ایمیل

اولین بخشی از ایمیل که توجه مخاطب را به خود جلب می کند، موضوع نامه است که باید مطلب را کوتاه ، صریح و دوستانه بیان کنید. از آنجایی که بسیاری از ایمیل ها از طریق همین موضوع قابل جستجو هستند، باید اصل داستان را در حداکثر 5 لغت بیان کنید. در نظر داشته باشید موضوع را نباید خیلی بلند و یا خیلی کوتاه کنید و یا از نوشتن لغاتی مانند Hi، Hello و یا القاب دوستانه اگر در فضای اداری هستید، به شدت خودداری کنید. 

سلام یا احوال پرسی 

آغاز لحن و تن دوستانه ای که به شما گفتیم، دقیقا همین بخش است که دست بالایی برای بیان رابطه خود با دوستان دارید. در این بخش دیگر نیاز نیست ایمیل را با القابی مانند Dear, Mr., Ms. شروع کنید، در این بخش من همیشه به زبان آموزان می گویم از القاب دوستانه ای مانند Bro یا مشابه آن استفاده کنید. به جای استفاده از Dear نیز بهتر است از Hi استفاده کنید که لحن بیان شما را به خوبی مشخص می کند. 

بدنه ایمیل

در بدنه ایمیل دوستانه، باید دقت کنید تا از لغات و گرامر مناسب استفاده کنید. به عنوان مثال نیازی نیست در این بخش حتما از اصول نامه نگاری رسمی بهره بگیرید، همین که موضوع را به صورت صریح و شفاف بیان کنید، کافی بوده و نباید از لغات دشوار و سخت استفاه کنید. اگر تکه کلامی دارید که بین خودتان استفاده می شود، پیشنهاد می شود از آن نیز در ایمیل خود استفاده کنید. ولی اگر در فضای دوستانه اداری فعالیت می کنید، بهتر است اصلا از القاب و لغات خیلی محاوره ای که می تواند برای دیگران شبهه برانگیز باشد، استفاده نکنید. 

خداحافظی 

یکی از بدترین کارهایی که در زمان اتمام ایمیل دوستانه می توانید انجام دهید، خداحافظی بسیار رسمی است که تمامی نوشته های داخل بدنه را تحت الشعاع قرار می دهد. پیشنهاد می کنم در این بخش، از اصطلاحات رایج مثال Thank you, … Kind regards, … Best regards اصلا استفاده نکرده و تنها به یک Yours بسنده کنید.

امضاء 

همیشه به عنوان مدرس زبان انگلیسی به زبان آموزان خود سفارش می کنم تحت هیچ شرایطی در انتهای نامه های دوستانه امضا نزنید. این کار می تواند فضای کلی نامه را اداری کرده و لحن دوستانه شما را نیز از میان ببرد.  

نمونه از ایمیل دوستانه

در این بخش قصد داریم برای شما یک نمونه از ایمیل های بسیار کاربردی دوستانه را نوشته و کمک کنیم ایده بهتری از این سبک نگارش داشته باشید. 

Subject: Checking In and Wishing You Well!

Hi [Recipient's Name]

I hope this email finds you in great spirits

I just wanted to drop a quick note to see how you're doing. It's been a little while since we last connected, and I thought it would be nice to catch up. How's everything going on your end

On my side, things have been pretty good. I've been keeping busy with [mention a recent project or activity you've been involved in]. It's been challenging, but also incredibly rewarding

I also wanted to say that I really appreciate [mention something specific you appreciate about the recipient, such as their support, friendship, or positivity]. Your [insert quality] always brings a smile to my face

Anyway, I don't want to take up too much of your time. Just know that I'm here if you ever need someone to talk to or if there's anything I can do to support you. Let's definitely catch up soon

Take care and talk to you soon

Warm regards

[Your Name]

نکات مفیدی برای اینکه ایمیل های شما خوب به نظر برسد

هرگز وقتی ناراحت هستید ننویسید

یکی از قوانین طلایی ارتباط ایمیلی این است که هرگز در هنگام ناراحتی یا عصبانیت ننویسید. احساسات می توانند به راحتی قضاوت شما را مختل کرده و منجر به استفاده از زبان نامناسب یا لحن بیش از حد خشن شوند. اگر احساس می‌کنید احساسی هستید یا احساس ناامیدی می‌کنید، از کامپیوتر یا دستگاه تلفن همراه خود فاصله بگیرید و به خودتان زمان بدهید تا آرام شوید.

لحن خود را حرفه ای نگه دارید

در حالی که حفظ لحن دوستانه مهم است، حرفه ای ماندن نیز مهم است. به یاد داشته باشید که شما در یک محیط حرفه ای با هم ارتباط برقرار می کنید و لحن شما باید منعکس کننده آن باشد. قبلا هم گفتم باید در این بخش حد میانه را در نظر داشته و خیلی غیر رسمی و خیلی هم رسمی صحبت نکنید. به مثال پیش رو دقت کنید. ما با استفاده از یک لحن دوستانه و یک احوال پرسی خیلی ساده، سریعا اصل مطلب را بیان کرده ایم. شما نیز باید دقیقا از همین روش استفاده کنید.

به تفاوت های فرهنگی توجه کنید

هنگام ایمیل زدن، به تفاوت های فرهنگی توجه داشته باشید. افراد ممکن است انتظارات متفاوتی در مورد رسمی بودن، احوالپرسی و سبک ارتباطی کلی داشته باشند. بنابراین، اگر با همکاران یا مشتریانی با پیشینه‌های مختلف مکاتبه می‌کنید، برای تحقیق و درک هنجارهای فرهنگی وقت بگذارید. این آگاهی به شما کمک می کند که لحن و زبان خود را به درستی تطبیق دهید و ایمیل های خود را بطور محترمانه بنویسید و حساسیت های فرهنگی را در نظر بگیرید.

به جملات خود دقت کنید

به لغات خود دقت کنید به طوری که اگر از اصطلاحات و لغات رسمی استفاده می کنید، تا انتها همین روند را ادامه دهید. ولی اگر از لغات دوستانه را انتخاب کردید، در ادامه ایمیل، روش خود را تغییر ندهید و به همان صورت ادامه دهید. 

مختصر و واضح باشد

فارغ از اینکه چه نوع ایمیلی را می نویسید، همیشه به صورت مختصر و واضح صحبت های خود را بیان کنید. افراد، همیشه از بیان شسته و رفته استقبال می کنند و این مسئله در ایمیل ها بسیار جذاب تر می باشد. 

از استفاده از اصطلاحات تخصصی و زبان پیچیده خودداری کنید

در حالی که ممکن است اصطلاحات و جملات تخصصی برای شما آشنا باشد، دیدگاه گیرنده را در نظر بگیرید. ممکن است همه با اصطلاحات یکسانی آشنا نباشند، بنابراین سعی کنید از زبانی استفاده کنید که برای مخاطبان، به راحتی قابل درک باشد. اگر نیاز به استفاده از اصطلاحات فنی دارید، برای اطمینان از وضوح، توضیحات یا تعیرافات دقیقی را ارائه دهید. در نظر داشته باشید استفاده از لغات پیچیده (به سریال Friends مراجعه کنید و داستان جویی را مرور کنید) شما را باهوش نمی کند. بنابراین لغات ساده ولی مناسب را به کار ببرید.

خطاها را بررسی کنید

قبل از ارسال، ایمیل های خود را به تصحیح و ویرایش آنها اختصاص دهید. اشتباهات تایپی، اشتباهات گرامری یا جملات نامشخص می تواند حرفه ای بودن و وضوح پیام شما را تضعیف کند. به همین دلیل، باید ایمیل خود را با دقت زیاد بخوانید و به املا، دستور زبان و نقطه گذاری توجه کنید. استفاده از ابزارهای املا و بررسی دستور زبان مانند Grammarly را در نظر بگیرید یا از یک همکار بخواهید در صورت نیاز محتوای ایمیل شما را بررسی کند.

به علائم نگارشی توجه کنید

از علامت تعجب بیش از حد خودداری کنید، زیرا ممکن است مشتاقانه یا غیرحرفه ای تلقی شود. کاما، نقطه و سایر علائم نگارشی به شما کمک می کند تا جملات خود را بهتر ساختار دهید و خوانایی را بهبود ببخشید.

در استفاده از لطفاً زیاده روی نکنید

در حالی که ادب در پیام های حرفه ای مهم است، بیش از حد از کلمه "لطفا" (Please) استفاده نکنید. اگر وقتی که قصد دارید از دوستی در خواست کمک کنید، استفاده از آن مانعی ندارد، ولی هیچ وقت آن را زیادی تکرار نکنید.

صحبت های خود را با یک احساس مثبت پایان دهید

ایمیل های تجاری خود را با احساسات مثبت ببندید تا تاثیری ماندگار بر جای بگذارید. من  برای زبان آموزان، چند جمله پایانی را انتخاب کرده ام که در این بخش برای شما نمونه ای از آن ها را می نویسم تا بتوانید در جملات خود از آن استفاده کنید. 

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing your thoughts on this matter

Your input has been invaluable. I’m confident we can overcome any challenges together

Once again, I want to express my gratitude for your assistance. Wishing you a productive and successful week

نمونه ای از یک ایمیل دوستانه

Subject: Catching Up and Discussing Work Updates

Hi [Friend's Name]

I hope this email finds you well amidst the hustle and bustle of the workweek

It's been a little while since we last caught up, and I thought it would be great to touch base and see how things are going on your end. How's work been treating you lately? Have you been tackling any interesting projects or facing any new challenges

On my side, things have been quite busy. We've been diving deep into [mention a recent project or initiative you've been involved in], and it's been both exciting and demanding. There have definitely been some learning curves, but I'm enjoying the process of overcoming them

I've also been thinking about [mention a topic related to work or a recent development in your field] and wondered if you had any thoughts or insights to share. Your perspective is always valuable to me, and I'd love to hear your take on it

Additionally, I wanted to check in and see if you'd be interested in grabbing a coffee or lunch sometime soon. It would be great to catch up in person and exchange ideas outside of the office environment

Anyway, I won't keep you any longer. Looking forward to hearing from you and hopefully catching up soon

Take care

[Your Name]

کلینیک تخصصی رفیعی همراه شما در آموزش زبان انگلیسی

ما در کلینیک تخصصی رفیعی بر آن هستیم تا محیطی را ایجاد کنیم که تمامی موارد آموزشی را با بهترین کیفیت در اختیار شما قرار دهیم. دوره آموزش جامع کلینیک تخصصی رفیعی تلاش می کند هر چهار مهارت را به شما در بهترین کیفیت ارائه دهد. 

مطالب مرتبط:

نمونه ایمیل انگلیسی به استاد

اصطلاحات انگلیسی در ایمیل با ترجمه

 6 اشتباه شایع در نگارش ایمیل به زبان انگلیسی